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Benutzungsordnung für das Stadtarchiv Borken

§ 1 Allgemeine Zugänglichkeit
Die im Stadtarchiv Borken verwahrten Archivalien können von jedermann benutzt werden, soweit gesetzliche Bestimmungen, Regelungen der Stadt Borken, schutzwürdige Belange Dritter und konservatorische Erfordernisse dem nicht entgegenstehen.
§ 2 Zweck der Benutzung
1.Die Benutzung kann erfolgen
a)für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichten,
b)für wissenschaftliche, heimatkundliche und genealogische Forschungen,
c)für Veröffentlichungen in Medien,
d)für Bildungszwecke
e)für private Zwecke.
2.Zur Benutzung können nach Ermessen des Archivs
a)Archivalien im Original oder
b)Abschriften oder Reproduktionen vorgelegt oder
c)Auskünfte aus den Archivalien gegeben werden.
3.Benutzerinnen und Benutzer werden archivfachlich beraten. Auf weitergehende Hilfen, z.B. beim Lesen älterer Texte, besteht kein Rechtsanspruch.
§ 3 Art der Benutzung (Lesesaalordnung)
1.Jacken bzw. Mäntel sowie Aktentaschen und sonstige größere Taschen sind an der Garderobe zu hinterlassen. Der Verzehr von Speisen und Getränken ist nur außerhalb des Lesesaals zulässig.
2.Mit Rücksicht auf andere Benutzerinnen und Benutzer und im Interesse einer konzentrationsfördernden Atmosphäre sollen längere Gespräche nur außerhalb des Lesesaals geführt werden.
3.Das Archivgut ist mit Sorgfalt zu behandeln. Es ist unzulässig, auf den Archivalien und Findbehelfen (Findbücher u.ä.) Vermerke oder Zeichen jedweder Art anzubringen, Handpausen anzufertigen, Archivalien als Schreibunterlagen zu verwenden, Bestandteile zu entfernen oder die innere Ordnung der Archivalien und Findbehelfe zu verändern.
4. An den vorgelegten Archivalien festgestellte Schäden, erkennbare Verluste u.ä. sollte der Benutzer bzw. die Benutzerin der Lesesaalaufsicht mitteilen.
5.Für handschriftliche Notizen und Exzerpte dürfen nur Bleistifte verwendet werden, die erforderlichenfalls bei der Aufsicht zu erhalten sind.
6.

Die Anzahl der gleichzeitig vorgelegten Archivalien kann aus konservatorischen und Sicherheitsgründen beschränkt werden.

7.

Die Lesesaalaufsicht kann festlegen, dass bei der Benutzung bestimmter Archivalien Baumwollhandschuhe sowie Buchstützen und -kissen zu verwenden sind. Entsprechendes Material ist bei der Aufsicht erhältlich.

§ 4 Benutzungsantrag
1.

Der Benutzer bzw. die Benutzerin hat schriftlich einen Antrag auf Benutzungsgenehmigung zu stellen. Dabei sind der Zweck der Archivbenutzung und die zur Einsicht gewünschten Archivalien anzugeben.

2.

Der Benutzer bzw. die Benutzerin muss gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass er bzw. sie bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachten und Verletzungen schutzwürdiger Belange Dritter selbst vertreten wird.

3.

Der Benutzer bzw. die Benutzerin ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung, die sich unter anderem auf die Benutzung von Archivalien des Stadtarchivs Borken stützt, ein kostenloses Belegstück abzuliefern.

§ 5 Benutzungsgenehmigung
1.

Die Benutzungsgenehmigung erteilt die Archivleitung oder ein von ihr autorisierter Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin. Die Genehmigung beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck.

2.Die Genehmigung kann eingeschränkt oder versagt werden, wenn
a)

schutzwürdige Belange der Bundesrepublik, der Bundesländer, von Gebietskörperschaften oder ihren Organisationseinheiten oder schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt werden könnten oder Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden,

b)

die Archivalien von der Stadt Borken benötigt werden oder durch die Benutzung der Erhaltungszustand der Archivalien gefährdet würde; in diesem Fall ist die Benutzung auf andere Weise zu ermöglichen (vgl. § 2 Abs. 2),

c)

der Benutzer bzw. die Benutzerin bei früheren Benutzungen gegen die Benutzungsordnung oder gegen Nutzungsauflagen verstoßen hat.

3.Die Genehmigung kann insbesondere bei Benutzungen nach § 6 Abs. 2 u. 3 mit Auflagen verbunden werden, z.B. bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln oder das Manuskript vor einer Veröffentlichung zur Einsicht vorzulegen.
4.

Die Genehmigung ist zu entziehen, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Einschränkung oder Versagung nach Abs. 2 geführt hätten, oder wenn der Benutzer gegen diese Benutzungsordnung verstößt.

5.Die Genehmigung ist auch zu entziehen, wenn der Benutzer Archivalien unsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder deren innere Ordnung abwandelt.
§ 6 Benutzung amtlichen Archivgutes
1.Archivgut amtlicher Herkunft, das im Stadtarchiv Borken verwahrt wird, kann frühestens 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen (Schließung der betreffenden Akte bzw. Verzeichniseinheit) benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Archivgut, das einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterlag, darf erst 60 Jahre nach Schließung der Unterlagen benutzt werden.
2. Für Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder seinem wesentlichen Inhalt maßgeblich auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht, endet die Schutzfrist über die Regelungen nach Absatz 1 hinaus nicht vor Ablauf von 10 Jahren nach dem Tod bzw. 100 Jahren nach der Geburt der betreffenden Person(en), sofern das Todesjahr nicht bekannt ist, bzw. 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr bekannt sind.
3.Die Schutzfristen nach Abs. 1 u. 2 können verkürzt werden, im Falle von Abs. 2 jedoch nur, wenn
a)die Betroffenen bzw. im Falle ihres Todes deren Rechtsnachfolger gemäß § 6 Abs. 3 ArchivG NRW in die Nutzung eingewilligt haben, es sei denn, ein Betroffener hat zu Lebzeiten der Nutzung nachweislich widersprochen oder die Erklärung wäre nur persönlich durch die Betroffenen möglich gewesen, oder wenn
b)das Archivgut zu benannten wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrung rechtlicher Interessen genutzt wird und dann durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Dritter nicht beeinträchtigt werden, oder wenn
c)dies im überwiegenden öffentlichen Interesse liegt.
4.Über die Verkürzung der Schutzfristen entscheidet die Archivleitung. Sie kann ergänzende Sicherungen, insbesondere nach § 5 Abs. 3, anordnen.
5.Die Schutzfristen gelten nicht für Archivalien, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.
6.Unterliegen Archivalien Rechtsvorschriften des Bundes, so sind auf sie die Regelungen des Bundesarchivgesetzes in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden.
7.Rechtsansprüche Betroffener auf Löschung, Berichtigung oder Gegendarstellung bzw. Anonymisierung oder Sperrung sowie auf Auskunft und Nutzung (ArchivG NRW § 5 Abs. 3 u. 4 und § 6 Abs. 3 u. 4) bleiben von den Regelungen der Absätze 1 bis 3 unberührt.
§ 7 Benutzung von Archivgut privater Provenienz
Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Stadtarchiv Borken verwahrt wird, gilt § 6 entsprechend, es sei denn, mit den Urhebern, ehemals Verfügungsberechtigten bzw. Depositaren, die dem Stadtarchiv das betreffende Archivgut übereignet bzw. zur Verfügung gestellt haben, sind andere Vereinbarungen getroffen worden.
§ 8 Auswärtige Benutzung
In besonders begründeten Fällen macht das Stadtarchiv Borken für weit entfernt wohnende Benutzerinnen und Benutzer unter Berücksichtigung konservatorischer Erfordernisse Archivalien aus eigenen Beständen in anderen hauptamtlich geleiteten Archiven zugänglich, sofern diese zu einer solchen unterstützenden Dienstleistung bereit und in der Lage sind. Bei Archivalien aus Deposita ist zusätzlich die Zustimmung des Depositars bzw. der Depositarin erforderlich. Die Transportkosten und die eventuell anderweitig entstehenden Kosten trägt der Benutzer bzw. die Benutzerin, es sei denn, die Benutzung der Archivalien entspricht einem besonderen Interesse der Stadt Borken.
§ 9 Reproduktionen und deren Nutzung
1. Von den vorgelegten Archivalien können in begrenztem Umfang auf Kosten des Benutzers bzw. der Benutzerin Kopien oder andere Reproduktionen angefertigt werden, soweit der Erhaltungszustand der Archivalien dies erlaubt. Eine Weitergabe von Reproduktionen an Dritte ist nicht zulässig.
2.

Fotografische Reproduktionen aus vorgelegten Archivalien dürfen nach Rücksprache mit der Aufsicht unter Wahrung der individuellen Datenschutz-, Persönlichkeits- und Urheberrechte in einem begrenzten Umfang und ohne die Verwendung starker künstlicher Lichtquellen (z.B. Blitzlicht) selbst angefertigt werden. Auch selbstgefertigte Reproduktionen aus Archivalien dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

3.

Die Abbildung von Archivalien in Veröffentlichungen sowie die Verwendung auditiver, filmischer und audiovisueller Archivalien in medialen Produktionen ist nur mit besonderer Genehmigung, unter Berücksichtigung der Urheberrechte und unter Nennung des Urhebers, der Quelle und des Archivs zulässig. Dies gilt auch für deren Publikation in audiovisuellen Medien und internetgestützten Portalen und Plattformen. Die Genehmigung erfolgt gegen Erhebung einer Veröffentlichungsgebühr.

§ 10 Kosten der Benutzung
1.

Die Benutzung des Archivs ist unentgeltlich.

2.

Entstehende Bearbeitungskosten und Sachkosten (z. B. für Kopien, digitale und fotografische Reproduktionen, Sonderleistungen oder Veröffentlichungsgebühren nach § 9) werden, soweit nichts anderes bestimmt ist, nach der Gebührenordnung des Stadtarchivs Borken berechnet.

§ 11 Rechtsgrundlage
Diese Benutzungsordnung ist vom Rat der Stadt Borken am 13. Dezember 2017 als Satzung beschlossen worden und tritt am 1. Januar 2018 in Kraft.

Borken, den 14.12.2017

 

Mechtild Schulze Hessing
Bürgermeisterin